سيطر على مهامك !! 🏃♂️📅
نصائح تساعدك في إنجاز ماهو مهم.
العدد رقم 42
صباح الخير ويومك سعيد 🌞
المهم ليس تحديد أولويات ما هو مدرج في جدولك، ولكن المهم هو جدولة أولوياتك.
-ستيفن كوفي
سيطر على مهامك !! 🏃♂️📅
تبدأ صباحك الباكر بكوبٍ من القهوة في العمل. المكان هادئ والموظفين يتوافدون بصمت إلى مكاتبهم. لديك عرض طلبه منك مدير وتحتاج إلى إنجازه اليوم. لديك متسع من الوقت وتستطيع فعل ذلك.
ما أن بدأت العمل على العرض، حتى وصلك طلب اجتماع من أحد زملائك في الموارد البشرية خلال نصف ساعة لمناقشة متطلبات التدريب للعام العام. قبلت الاجتماع بالطبع! بعدها بدقائق اتصل بك مديرك يسأل عن خطتك لمشروع آخر من المفترض أن تنجزه الأسبوع المقبل ويطلب الاجتماع بك. أخبرته أن لديك اجتماع مع الموارد البشرية وستحضر لمكتبه بعد ذلك. ومن اجتماع إلى آخر ومهمة لأخرى والردود على بعض رسائل البريد الإلكتروني ومقاطعات الزملاء لك أثناء العمل! انتبهت أنها الساعة الثالثة ولم تبدأ حتى بالعمل على العرض.
هل تبدو القصة أعلاه مألوفة؟ فهي تحصل لنا باستمرار وطوال الوقت. ففي العالم المتسارع اليوم، قد يجد الكثيرون منا أننا نسبح ضد تيار المهام اليومية، نجاهد للبقاء فوق سطح الماء بينما نحاول التقاط أنفاسنا. كمدراء وموظفين، يمكن أن نقع في فخ الانجراف مع التيار، نتعامل مع المهام بشكل فوري بدلًا من قيادة جدول أعمالنا بشكل فعّال. لكن، ماذا لو أخبرتكم أن السيطرة على مهامكم وإدارة وقتكم بفعالية يمكن أن يكون سر التميز والنجاح في العمل؟
فالتحدي الذي يواجه الكثير منا هو التمييز بين المهم وغير المهم. ففي زحام الواجبات اليومية، من السهل أن ننساق وراء المهام العاجلة وغير الهامة، تاركين وراءنا تلك التي لها أكبر تأثير على أهدافنا طويلة المدى.
إليكم أدناه مجموعة من الحلول المقترحة تساعدك في التحكم بشكل أفضل في جدولك ووقتك:
حددد أولوياتك: قد يتفاجئ الكثير أنه ليس على وعي كامل بالأولويات التي يتوقعها منه مديره في العمل. فقد يعمل على بعض المهام التي ليست على قائمة أولويات المدير ويتأخر كثيرًا في تلك المهام والمشاريع الهامة. قبل بداية كل يوم أو نهاية اليوم السابق، حدد أولوليات اليوم ومالذي تريد إنجازه. يمكنك عمل ذلك بشكل أسبوعي كذلك مع مراجعتها بشكل دوري مع أهدافك السنوية.
أرفض بعض الاجتماعات: كم مرة حضرت أحد الاجتماعات وأثناء الاجتماع قلت لماذا أنا هنا؟ لا بأس أن ترفض حضور بعض الاجتماعات لأنك مشغول بمهام أكثر أهمية. أعد جدولت بعض الاجتماعات وفقًا لأهميتها. استخدم الهاتف أو البريد فقد يغني عن بعض الاجتماعات.
استخدم منهجية لإدارة وقتك: لا يوجد شخص ناجح في إدارة وقته وإلا وتجده يستخدم منهجية لذلك. من المنهجيات التي أنصح بها هي منهجية DTG أو Getting Things Done من David Allen. أنصح بالاطلاع عليها وتطبيقها.
استخدم التقنية، فهي صديقك الذي يسعمل على مساعدتك. استخدام أدوات لمتابعة المهام في هاتفك المحمول أو أدوات مثل Trello ستسهل عليك من توثيق ومتابعة وإنجاز المهام.
راجع أداؤك بشكل دوري وتأكد من أن ما تقوم بعمله الآن يخدم أهدافك السنوية ورؤية واستراتيجية المنظمة التي تعمل بها. تعرف على الأمور التي تأخذ من وقتك بلا مقابل أثناء العمل وتعرف على عاداتك التي تأثر عليك.
التفويض الفعّال: كثير من المهام ستجد أنك لست الشخص الذي من المفترض أن يقوم بها. فهناك إدارة أخرى أو شخص آخر من مهمته القيام بها. فوّض المهمه وتذكر أن تفويضك للمهمة لا يعفيك من المسؤولية.
اطلب المساعدة من الآخرين. فلا بأس أن يساعدك زميل في إنجاز مهمة ما أو طلب مشورته في طريقة إتمامها. ومن أوجه المساعدة هي أن تطلب من مديرك ترتيب أولوية المهام المسندة لك لإدارة توقعاته بشكل جيد.
وتذكر أن تعمل بذكاء Work Smart not Hard. فأغلب المدراء والقادة لن يهتم بمقدار تعبك لإنجاز المهمة. فكل ما يعنيهم أن المهمة أنجزت بالشكل المطلوب. وتذكر أنك أنت من يدير مهامك وليست المهام هي من تدريك!
سؤال الأسبوع:
ماهي العادة التي تؤثر في إنجازك للمهام؟